Metodologia de implementare

Pe parcursul celor 30 de ani de activitate în domeniu, în urma interacțiunii cu peste 300 de organizații care ne-au devenit clienți (deservite de un personal de ordinul miilor de angajați), am sintetizat o metodologie care garantează succesul implementării, fie că este vorba de o bibliotecă specializată cu un singur bibliotecar și 20.000 de volume, sau o Bibliotecă Centrală Universitară cu 20 de filiale, peste 200 de angajați și peste 2.000.000 de volume.

Consultanță

Încă de la prima discuție cu clientul suntem atenți la așteptările exprimate de către acesta și încercăm să identificăm corect nevoile organizației.

Alegerea sistemului, stabilirea configurației optime, planificarea și organizarea diverselor activități specifice, precum și gestionarea judicioasă a bugetului constituie elemente hotărâtoare pentru succesul proiectului de informatizare, atât in cazul migrării de la un sistem de bibliotecă uzat moral la un sistem Softlink performant, cât și în cazul automatizării “de la zero”.

Pentru ca fiecare proiect pe care îl derulăm să se încheie cu succes, facem uz de îndelungata experiență locală și internațională pe care o deținem, pentru a ne ajuta clienții sa obțină beneficiile maxime cu costuri și eforturi minime.

Analiza situației inițiale

Înainte de a începe operațiunile tehnice propriu-zise, studiem cu atenție infrastructura hardware existentă, fluxurile de lucru și nivelul de pregătire al personalului. Pe baza informațiilor culese, facem recomandările ce se impun și stabilim de comun acord cu clientul “foaia de parcurs” pentru atingerea obiectivelor stabilite.

Conversia datelor

Prima operațiune tehnică pe care o realizăm este conversia datelor existente și preluarea lor în noul sistem. Pentru aceasta, dăm acces clientului la un sistem de test, pentru verificarea și validarea datelor, sau pentru a face observațiile necesare.

Specialiștii noștri au o experiență bogată în preluarea și conversia datelor dintr-o multitudine de sisteme și formate, prin urmare succesul acestei operațiuni este garantat.

Instalare, configurare, personalizare

Instalarea sistemelor furnizate de noi (sisteme de informatizare a bibliotecii, sisteme RFID, sisteme de scanare și digitizare) poate fi efectuata doar de consultanții Softlink certificati. In functie de complexitatea configuratiei si de gradul de personalizare, se vor aloca pentru instalarea și configurarea sistemului între una si 3 zile de lucru.

Înainte de efectuarea instalării propriu-zise, inginerul de sistem sau administratorul de retea al bibliotecii trebuie să completeze și să ne trimită Chestionarul pre-instalare.

Training utilizatori

Pentru a putea beneficia pe deplin de facilitățile sistemelor de informatizare este necesară o instruire temeinică a personalului utilizator.

Instruirea personalului utilizator se face de catre consultanții Softlink certificați care, datorită cunoașterii aprofundate a sistemelor, dublată de experiența pedagogica îndelungată, obțin rezultate spectaculoase în formarea personalului – chiar și in cazul utilizatorilor care nu au experiență în utilizarea calculatoarelor.

În plus, spre deosebire de alte sisteme de bibliotecă existente pe piață, sistemele Liberty și Oliver prezintă o interfață extrem de intuitivă, astfel că personalul poate ajunge sa utilizeze o bună parte din facilități după numai câteva ore de instructaj.

Cursurile de instruire pentru utilizarea și administrarea sistemelor de bibliotecă Softlink sunt structurate pe două nivele:

• Facilitati esentiale (Basic Training) – se predau funcțiile de bază ale sistemelor; instructajul se ține de regulă imediat după instalare, la sediul clientului (2 zile)
• Utilizare la nivel avansat (Advanced Training) – se organizează periodic sub forma de curs deschis cu participarea bibliotecarilor de la diverse biblioteci (2-3 zile)

Asistență tehnică

Asistența tehnică pentru un an de la data instalării sistemului este parte integrantă a proiectul de implementare. Aceasta include, dar nu se limitează la:

• Verificarea periodică a sistemului
• Diagnosticarea problemelor tehnice survenite în decursul utilizării sistemului
• Depanarea problemelor tehnice survenite prin intervenție “remote” sau la sediu
• Upgrade la ultima versiune a sistemului
• Consultanță și recomandări de bună-practică pentru personalul utilizator
• Asistență pentru modificarea parametrilor sistemului

După primul an de utilizare, pentru a exploata sistemul și pentru a preveni probleme tehnice care pot apărea pe parcursul utilizării, este recomandată încheierea unui contract de asistență tehnică.

Evaluarea succesului

Pentru fiecare proiect în parte realizăm împreună cu clientul o evaluare atentă a gradului de îndeplinire a obiectivelor stabilite și realizăm un plan de acțiune comun pentru a asigura funcționarea sistemului la nivelul așteptărilor.